Les créateurs d’entreprise sont unanimes sur le sujet. La première difficulté à gérer concerne la gestion de la comptabilité et notamment les factures. Il faut savoir qu’en France, la facturation doit obéir à certaines règles. Pour faciliter le travail des professionnels, il existe des solutions informatiques que l’on appelle des logiciels de facturation. Cet article vous propose de vous guider dans votre choix.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un programme informatique qui permet d’éditer et de gérer ses factures de manière automatisée. Utilisées depuis de nombreuses années dans les moyennes et les grandes entreprises, les solutions s’adaptent également à de plus petites structures voire des entreprises individuelles. Aujourd’hui, le cahier des charges d’un logiciel de facturation doit tendre vers des solutions plus globales, plus personnalisables et surtout intégrables dans un système de gestion plus général.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

Aujourd’hui, un bon logiciel de facturation offre beaucoup de fonctionnalités au-delà de la simple édition de factures. Les premiers outils étaient assez rudimentaires et permettaient seulement d’inscrire le montant TTC et HT. Aujourd’hui, il y a une véritable démarche de recherche de personnalisation de la part des développeurs. Conformément aux exigences de la loi française, on peut indiquer les renseignements du destinataire (nom, prénom, société, adresse, SIRET ou numéro de TVA). Les logiciels offrent la possibilité d’enregistrer les clients dans un fichier afin de pouvoir les retrouver plus facilement pour leur facturer des produits ou des prestations de service. Il est ensuite possible de choisir d’indiquer le mode et le délai de règlement. Bien entendu, ce type de programme peut aussi générer des devis personnalisés, les transformer en facture et réaliser des avoirs si nécessaire.

Aujourd’hui, les logiciels de facturation disposent d’un tableau de bord général qui permet de surveiller en direct l’état de ses factures, l’état de ses règlements, et ils incluent un système d’alerte pour les impayés. De plus, vous pourrez utiliser les données pour effectuer des comparatifs sur plusieurs années. Et suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires.

Que penser des logiciels en ligne ?

Avant, la grande partie des logiciels de facturation étaient des solutions intégrées. Aujourd’hui, on utilise plutôt des solutions en ligne, c’est à dire en mode SaaS, hébergées sur des serveurs sécurisés. L’avantage, c’est de pouvoir s’y connecter facilement depuis n’importe quel endroit, et depuis n’importe quel terminal sans avoir besoin d’utiliser les ordinateurs du bureau des entreprises. Il est recommandé tout de même de se renseigner sur le lieu d’implantation des serveurs, car vos données d’entreprises seront soumises à la loi de l’État où ils sont implantés.

Quels sont les critères à prendre en compte ?

Pour bien choisir son logiciel de facturation d’entreprise aujourd’hui, il est important de vérifier plusieurs choses. Pour cela, il faut essentiellement se fonder sur trois critères.

Un logiciel conforme aux normes en vigueur

La législation française impose des règles aux entreprises en matière de facturation. Pour commencer, on doit y faire figurer des éléments très précis à commencer par la date, le numéro de la facture, la date de livraison, l’identité du client (nom, adresse, société, TVA…), l’identité du vendeur ou du prestataire de service (nom, prénom, adresse, SIRET, TVA, forme de la société…). La facture doit aussi indiquer clairement la désignation du produit ou de la prestation de service et son prix TTC et HT en faisant apparaître le numéro de TVA intracommunautaire. Le délai de paiement doit aussi être renseigné, ainsi que le taux et le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement. Enfin, il est important de vérifier que le logiciel est conforme à la dernière réglementation en vigueur, et qu’il bénéficie de l’agrément de l’État.

L’ergonomie

La prise en main du logiciel doit être facile. Elle ne doit pas nécessiter de connaissances poussées en informatique. Une simple formation d’une heure ou deux doit suffire à permettre à l’utilisateur de découvrir toutes les fonctionnalités. L’ergonomie doit garantir une utilisation facile et intuitive pour pouvoir éditer rapidement les factures. L’interface doit donc être facile à maîtriser.

La personnalisation et le paramétrage

C’est le point essentiel de votre choix. Il est important de pouvoir personnaliser ses factures et de les traiter rapidement en automatisant la gestion des contacts. Mais la personnalisation doit aller bien au-delà en vous offrant la possibilité d’inclure votre charte graphique (notamment le logo de l’entreprise) et éventuellement d’éditer différents modèles de factures à utiliser. Vous pourrez éditer des devis et des factures différentes en fonction du type de client (particulier, professionnel), du type de produit ou de service. Si possible, il faut pouvoir préenregistrer vos produits et vos prestations pour gagner encore plus de temps.

Le SAV

Il est très important de se renseigner sur ce point. Parfois, il faut pouvoir gérer des problèmes en temps réel, et être en mesure d’avoir un interlocuteur rapidement. C’est pour cette raison que le SAV doit être un des critères de choix de votre logiciel de facturation. Pour cela, vous pouvez essayer de trouver des éléments d’information sur Internet en allant surveiller les avis et les tests.

Vérifiez bien que tous ces critères soient remplis avant de prendre votre décision.

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